Erfassung, Analyse und Optimierung der Prozesse sowie des Dokumentenmanagements im Personalwesen

In der Personalabteilung der Universität Ulm ist eine Einführung einer Software zur Unterstützung der Prozesse geplant. Im ersten Schritt sollen die Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsverfahren unterstützt werden. Hierzu müssen diese erfasst und optimiert werden, sodass ein externer Anbieter eine geeignete Software aufgrund dieser Vorlagen und Angaben erstellen kann.

Ziel dieser Masterarbeit ist die Erfassung, Analyse und Optimierung der Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsprozesse im Bereich der Personalabteilung der Universität Ulm. Hierzu werden speziell die Prozesse der Einstellungsverfahren akademischer und nichtakademischer Mitarbeiter sowie von Hilfskräften betrachtet und modelliert. Um hierbei eine einheitliche Gestaltung sicherzustellen, wird zunächst eine Modellierungskonvention erarbeitet, nach der anschließend die Prozessmodelle erstellt werden.

Zusätzlich zur Erfassung und Modellierung der Prozesse sollen Dokumente analysiert und abgebildet werden, welche im Verlauf des Prozesses erstellt oder bearbeitet werden. Die Inhalte der Dokumente werden erfasst und als Attribute dargestellt. Dies dient als Information für den externen Anbieter, um einen Überblick über alle benötigten Daten zu erhalten.

Die erstellten Prozessmodelle zusammen mit den zugehörigen Dokumenten werden anschließend hinsichtlich verschiedener Optimierungskriterien betrachtet und analysiert. Hierbei ist besonders auf Zeit- und Ressourcenersparnis sowie Qualitätssicherung zu achten. Basierend auf den Ergebnissen dieser Analyse sollen anschließend geeignete Sollprozesse abgeleitet und dokumentiert werden, welche nachfolgend die geplante Einführung einer softwareseitigen Unterstützung der Prozesse begleiten sollen.