Prozessreengineering in klinischen Anwendungsumgebungen - Beispiele, Vorgehensmodelle, Werkzeuge

In einem Krankenhaus wie der Universitätsfrauenklinik Ulm gibt es eine Vielzahl von Abläufen mit hohem organisatorischen Anteil. Diese Abläufe decken dabei ein breites Spektrum ab, von einfachen Vorgängen bis hin zu sehr komplexen Prozessen. Bspw. umfaßt die Planung und Durchführung einer einfachen Untersuchung in der Regel nur wenige Schritte, in deren Bearbeitung typischerweise zwei
Organisationseinheiten (z.B. je eine Station und Untersuchungsstelle) involviert sind. Dagegen kooperieren
bei komplexeren Prozessen, wie dem Ablauf aus dem OP-Bereich oder der Durchführung einer Chemotherapie, zahlreiche autonome Organisationseinheiten (z.B. Stationen, Ambulanzen, Untersuchungsstellen, Labors, Apotheke) und verschiedene Personen (z.B. medizinisches Personal und Verwaltungspersonal) in teilweise sehr komplexer Weise miteinander. Ein solcher Prozeß umfaßt in der Regel sehr viele Teilschritte, bei denen es sich vielfach wieder um „eigenständige“ (d.h. separat modellierbare) Prozesse handelt. Die Durchführung einer Operation (inklusive Vorbereitungen) stellt bspw. einen solchen komplexen Ablauf dar, der - vor- und nachbereitende Maßnahmen eingeschlossen - mehrere Wochen dauern kann. Er umfaßt viele Subprozesse (z.B. Laboruntersuchungen, Radiologieuntersuchungen, Medikamentenbestellungen, Arztbriefschreibung), die auch innerhalb anderer Prozesse immer wieder auftauchen. Unsere „vor Ort“ durchgeführten Analysen haben auch gezeigt, daß medizinisches Personal im Zusammenhang mit der Abwicklung solcher Prozesse durch zeitaufwendige organisatorische Tätigkeiten belastet wird, die von zahlreichen Koordinationsproblemen begleitet werden. Mögliche Folgen sind zeitraubende Telefonate, Verzögerungen in der Durchführung von Maßnahmen oder Doppeluntersuchungen. Die Abläufe bieten daher viele Ansatzmöglichkeiten zu Verbesserungen. Für die Analyse und Dokumentation der Abläufe wurden die Werkzeuge ARIS und Bonapart verwendet. Die Modellierung der Prozesse erfolgt dabei in verschiedenen Sichten (Aufbauorganisation1,
Ablauforganisation und Datenmodell). In der Aufbau-organisation werden die Strukturen der am Prozeß beteiligten Organisationseinheiten zusammengefaßt. In der Ablauforganisation wird der Ist-Ablauf, einschließlich Schwachstellen und Ausnahmen, dokumentiert und darauf basierend ein Soll-Ablauf abgeleitet. In der Daten-modellsicht schließlich werden alle Datenträger und Formulare beschrieben, die im Kontext der abgebildeten Abläufe von Bedeutung sind.